Preliminar
Mediante el presente documento, la sociedad CASSA ADMINISTRADORA DE LA SABANA CASSA S.A.S, en adelante “CASSA”, dando cumplimiento a los presupuestos normativos señalados en la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y las demás normas concordantes sobre la materia, se permite implementar su Política para el Tratamiento y Protección de Datos Personales (en adelante la “Política”).
Para estos efectos, es importante tener en cuenta que CASSA es una sociedad comercial con domicilio principal en Cajicá y oficinas de atención en otras ciudades, dedicada a desarrollar actividades inmobiliarias de administración de bienes propios y ajenos así como de propiedad horizontal.
En desarrollo de su objeto CASSA cuenta con Bases de Datos de su propiedad que contienen datos de terceros que son tratados según los lineamientos consagrados en el marco legal vigente aplicable en Colombia.
Por todo lo anterior, la Política será aplicada tanto para proteger los datos personales y la información transaccional que actualmente trate CASSA, como para proteger los que en un futuro se puedan llegar a tratar por parte de ésta, en medio del desarrollo de su actividad económica.
1. Objetivo.
Como responsable del Tratamiento de datos personales, en virtud de la recolección que realice directamente de los datos de los titulares, el presente documento tiene como objetivo principal la definición y posterior determinación de todos los temas relativos a los procedimientos, los principios y las políticas de seguridad según los cuales, CASSA garantizará el adecuado tratamiento de los datos personales que sean recolectados.
2. Identificación del Responsable.
El responsable del tratamiento, como se ha dicho, es COMPAÑÍA ADMINISTRADORA DE LA SABANA S.A.S. – en adelante CASSA -, sociedad comercial identificada con Nit 900.586.232-1, con asiento principal en la Carrera 6 N° 14 – 14, Cajicá, teléfono 318 5624289 y correo electrónico contacto@cassa.com.co
3. Marco Legal.
La Política fue elaborada dando estricto cumplimiento a todo lo dispuesto por la normatividad vigente sobre la materia, en especial por los Artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, en la Ley 1581 de 2012, en el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y en las demás normas que los modifiquen.
4. Definiciones.
De conformidad con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales de las personas naturales frente a la circulación y tratamiento de estos se incluyen las siguientes definiciones:
Archivo: Conjunto de datos grabados como una sola unidad de almacenamiento, que contenga datos personales.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales, el cual se obtienen al momento de la recolección del dato.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al titular, para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la Política de tratamiento de información que le será aplicable, la forma de acceder a la misma y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato sensible: Se entiende por dato sensible aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos contenidos en ella.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Supresión: Se denomina así, a la acción que el titular de los datos personales solicita al Responsable de los datos, en ejercicio del derecho que le asiste de libertad y finalidad frente a su información.
5. Principios.
En virtud de lo dispuesto por la normatividad vigente, CASSA ha incorporado a la Política, los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, temporalidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad,relativos al tratamiento de datos personales.
6. Vigencia y aplicación.
Las Bases de Datos y la Política tendrán un período de vigencia indeterminado, de conformidad con la duración del objeto social de CASSA.
La Política aplicará para el tratamiento de las Bases de Datos en las cuales CASSA tenga la calidad de Responsable y/o Encargado, a partir de la fecha de su publicación.
Dado lo anterior, toda situación que no se encuentre prevista en la Política, se reglamentará de acuerdo con el Régimen General de Protección de Datos Personales vigente en Colombia y la demás normatividad aplicable sobre la materia.
7. Deberes de CASSA como Responsable del Tratamiento.
Si dejas un comentario, el comentario y sus metadatos se conservan indefinidamente. Esto es para que podamos reconocer y aprobar comentarios sucesivos automáticamente en lugar de mantenerlos en una cola de moderación.
CASSA tendrá los siguientes deberes en su calidad de Responsable del Tratamiento, los cuales se desprenden de la legislación aplicable en la materia, sin perjuicio de todos los otros deberes previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regularla.
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos en relación con sus datos personales.
- Permitir el acceso a la información de los Titulares únicamente a las personas habilitadas para tener acceso a ella.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
- Solicitar y conservar, copia de la Autorización otorgada por el Titular para el Tratamiento de sus datos personales.
- Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos vinculados a éste, procedentes desde la Autorización otorgada.
- Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Además, acreditar en todo momento que la información debe corresponder a los datos personales inicialmente otorgados para el Tratamiento.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad físicas y digitales que impidan adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, además de cualquier conducta regulada y sancionada en la ley de delitos informáticos.
- Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del Titular, en un término no inferior a cinco (5) días hábiles desde la recepción de la solicitud.
- Implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada,
- Implementar un procedimiento del Tratamiento del dato en cuanto a las consultas y reclamos que los Titulares puedan hacer de ella.
- Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular.
- Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
- Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.
- Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Usar únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que desarrollen y complementen la materia.
- Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio o cualquier otra entidad pública competente.
- Usar los datos personales del Titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
8. Derechos de los Titulares de los datos personales.
Conforme la Ley aplicable a la protección de datos personales, los siguientes son los derechos de los Titulares que hayan autorizado el Tratamiento de sus datos a CASSA:
- Acceder, conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales frente a la CASSA en su condición de Responsable.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, previo trámite de consulta o requerimiento ante CASSA.
- Solicitar prueba de la Autorización otorgada por el Titular de los datos o por el Responsable del Tratamiento a CASSA, mediante cualquier medio válido.
- Ser informado por CASSA, previa solicitud, respecto del uso que esta le ha dado a sus Datos Personales.
- Revocar la Autorización o solicitar la Supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento por parte de CASSA como responsable de estos.
CASSA reconoce que los datos personales que se encuentran en sus Bases de Datos pertenecen al Titular que autorizó su Tratamiento.
9. Autorización para uso de datos personales.
CASSA actuando como Responsable del Tratamiento de datos personales y de Información transaccional, podrá obtener de los Titulares de los datos su Autorización clara, expresa, previa, informada y exenta de vicios, mediante formularios físicos y electrónicos, mensaje de datos, Internet, Sitios Web o cualquier otro formato que en todo caso permita el consentimiento del Titular, informando a éste la finalidad sobre la cual se proporcionará el Tratamiento de sus datos personales.
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En desarrollo de los principios de protección de habeas data, la recolección de datos personales se realizará limitándose a aquellos que son pertinentes y adecuados para el propósito para el cual son recolectados o requeridos por CASSA.
10. Revocatoria de la Autorización
Todos los Titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar su Autorización otorgada a CASSA para el Tratamiento de sus datos personales e incluso solicitarle la supresión o eliminación de sus datos personales contenidos en sus Bases de Datos. Lo anterior, siempre y cuando dicha conducta no contravenga una disposición legal o contractual vigente.
CASSA garantizará al Titular el fácil acceso a estas solicitudes, estableciendo mecanismos sencillos y simples que permitan al Titular revocar su Autorización o solicitar la supresión de sus datos personales, al menos por el mismo medio por el cual él los otorgó inicialmente.
Para el anterior procedimiento, deberá tenerse en cuenta por parte del Titular que, la revocatoria del consentimiento puede expresarse de manera total o parcial en relación con las finalidades autorizadas. (i) Si se revoca totalmente, CASSA cesará cualquier actividad de Tratamiento de los datos suministrados por el Titular; (ii) si se revoca parcialmente únicamente frente a ciertos tipos de Tratamiento, CASSA cesará el tratamiento sobre las finalidades que expresamente fueron revocadas por el Titular. En este último caso, CASSA podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines que no fueran revocados.
11. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad.
Los Datos Personales podrán ser objeto de recolección, almacenamiento, conservación, uso, modificación, actualización, circulación y supresión y la finalidad del tratamiento, manejo y administración de dicha información se encuadra en las siguientes actividades:
·Establecer y mantener una relación contractual cualquiera que sea su naturaleza.
·Efectuar una evaluación y valoración de riesgos derivados de una relación contractual potencial y/o vigente.
·Adelantar estudios de mercadeo, investigaciones comerciales y/o estadísticas.
·Ofrecer de manera individual o conjunta con terceros, productos y servicios propios o de terceros, así como para realizar campañas de promoción.
·Adelantar cualquier trámite ante autoridad pública o persona privada.
·Transmitir la información y datos a autoridades locales y/o entidades extranjeras que lo requieran en cumplimiento de obligaciones surgidas en normas y convenios.
·El envío de notificaciones, alertas e información legal, comercial o de interés general o particular, y de seguridad, al contacto móvil, correo electrónico, dirección de correo física y/o cualquier otro mecanismo de contacto, a través de cualquier tipo de plataforma o sistema.
CASSA conoce que realiza Tratamiento sobre datos personales que revisten la calidad de sensibles, por lo que asegurará que, al momento de la recolección de datos personales correspondientes a este tipo, dará cumplimiento a lo señalado en el Artículo 6° del Decreto 1377 de 2013 y las demás disposiciones concordantes sobre la materia.
12. Procedimiento para radicar consultas o reclamos.
El Titular de los datos personales podrá conocer, actualizar, rectificar y suprimir información o solicitar una copia de la Autorización otorgada, dirigiendo una solicitud a la dirección de correo electrónico: contacto@cassa.com.co. CASSA resolverá su consulta dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de recibo de esta.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro del término indicado en el inciso anterior, se informará al solicitante tal situación, los motivos de la demora y la fecha en la cual será resuelta la solicitud, fecha que en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
CASSA dará respuesta a las consultas y reclamos de los Titulares, dentro de los términos establecidos de manera escrita a la dirección física o electrónica suministrada por el solicitante para tal efecto.
Cuando el solicitante suministre una dirección física y una electrónica, o más de una dirección de aquellas o de estas, será a discreción de CASSA la decisión sobre a cual dirección enviar la respuesta.
13. Seguridad de la información.
CASSA cuenta con protocolos de Seguridad y Confidencialidad de la Información mediante los cuales se garantiza el uso correcto de la información y el tratamiento de los datos Personales para evitar que terceros no autorizados accedan a la misma.
14. Vigencia.
La presente Política regirá a partir de la fecha de su publicación y dejará sin efectos las demás disposiciones institucionales que le sean contrarias. Todo elemento sobre la materia objeto de la presente Política que no se encuentre contenido en la misma, se reglamentará de acuerdo con el Régimen General de Protección de Datos Personales vigente en la República de Colombia.
15. Revelación de la Información
Con la aceptación de esta Política de tratamiento de Datos Personales, el Titular de los Datos Personales declara conocer que CASSA podrá suministrar a las entidades que, en ejercicio de sus funciones, soliciten esta información, sujeto a la confidencialidad y reserva de la información conforme a las normas aplicables sobre la materia.